Zmiany na rynku wynajmu nieruchomości komercyjnych, wynikające głównie ze wzrostu konkurencyjności dostępnych ofert biur czy lokali handlowych do wynajęcia, doprowadziły do powstania nowej usługi. Fit out, choć stosunkowo młody, to już bardzo mocno osadził się w branży nieruchomości i realiach polskiego biznesu.

Zmiany na rynku wynajmu nieruchomości komercyjnych, wynikające głównie ze wzrostu konkurencyjności dostępnych ofert biur czy lokali handlowych do wynajęcia, doprowadziły do powstania nowej usługi. Fit out, choć stosunkowo młody, to już bardzo mocno osadził się w branży nieruchomości i realiach polskiego biznesu. Co więcej - jesteśmy pewni - będzie się rozwijał i zyskiwał na znaczeniu. Dlaczego? Dostarcza obopólnych korzyści zarówno Inwestorowi, jak i Najemcy lokalu biurowego. Wszystko dlatego, że znaczenie mają już nie tylko lokalizacja czy metraż, ale również to, czy i w jakim zakresie powierzchnia biurowa zostanie zaadaptowana do wymagań Klienta - Najemcy.

To kompleksowa usługa mająca na celu dostosowanie nieruchomości, najczęściej powierzchni biurowej, do indywidualnych potrzeb i oczekiwań Najemcy. Określenie fit out, pochodzące od angielskiego wyposażyć czy umeblować, mówi wiele, ale nie wyjaśnia w pełni sensu usługi, a już na pewno nie wyczerpuje jej zakresu. W praktyce fit out polega na realizacji działań, które przenoszą wnętrze biura z poziomu projektu architekta na gotową przestrzeń wykończoną “pod klucz”. Z perspektywy Najemcy fit out jest realizacją adaptacji przestrzeni biurowej do potrzeb i charakteru biznesu. Najemca wchodzi do gotowego pomieszczenia, pod każdym względem dostosowanego do jego potrzeb. Co najważniejsze, dzięki fit out`owi, zaangażowanie Najemcy w działania związane z adaptacją biura ograniczone jest do minimum, i to również w aspekcie finansowym. Natomiast Właściciel powierzchni biurowej korzystający z usługi fit out zwiększa atrakcyjność swojej oferty, a do tego zyskuje mocny argument do przyciągnięcia i utrzymania przy sobie Klienta na wynajem długoterminowy.

Przyjęło się, że koszty związane z adaptacją powierzchni biurowej do potrzeb Najemcy ponosi Właściciel nieruchomości lub Właściciel i Najemca w ustalonej między nimi proporcji. Projekty tego typu wdrażane są przy długoterminowych umowach najmu.

Odpowiedzialnym za koordynację i realizację prac związanych z fit out`em jest Generalny Wykonawca. Zadanie do najłatwiejszych nie należy, ponieważ wymaga doskonałej orientacji m.in. w kwestiach związanych z realiami budowlanymi, regulacjami prawnymi na ten temat, a nawet trendami aranżacji wnętrz i ergonomii przestrzeni do pracy. Celem zarysowania skali działania Generalnego Wykonawcy możemy przypisać mu odpowiedzialność za: skoordynowanie prac wszystkich podmiotów zaangażowanych w adaptację nieruchomości, przestrzegania zgodności prowadzenia prac z regulaminem budynku (wytycznymi Zarządcy Budynku), zakup materiałów oraz zapewnienie terminowych ich dostaw, a także - co najważniejsze - odpowiedzialność za wykonanie prac zgodnie z projektem i przepisami prawa budowlanego w wyznaczonym terminie i w określonym budżecie.

Jako, że założeniem usługi fit out jest dostosowanie nieruchomości do indywidualnych potrzeb Najemcy, dlatego prace mają bardzo indywidualny charakter. Jednak dla określenia ram działań podejmowanych przez Generalnego Wykonawcę można zarysować etapy prac fit out`owych, które należy traktować jako pewien schemat, chociaż nie pewnik. W praktyce, bardzo często Generalny Wykonawca robi zdecydowanie więcej, niż zawierają poniższe punkty:

Niezwykle ważny moment, czyli czas na poznanie specyfiki działania firmy Klienta - charakteru jego biznesu, trendów w branży, oczekiwań związanych chociażby z rozwiązaniami technologicznymi, które powinny zostać zastosowane we wnętrzach czy aranżacji przestrzeni zgodnej z potrzebami pracowników firmy. Od jakości tych pierwszych rozmów zależy jakość i sukces dalszej współpracy.

Kolejny z kluczowych kroków, dotykający fundamentalnego aspektu - finansów. Na podstawie ustaleń wynikających z potrzeb Klienta oraz wstępnych projektów określony zostaje budżet. Na tym etapie konieczna jest precyzja szacunków i znajomość branży, która powinna zaowocować rzeczową wyceną - uwzględniającą wszystkie koszty materiałów, pracy, itp. W końcu budżet musi godzić wiele interesów - możliwości finansowe Inwestora i potrzeby Najemcy.

Jest on kluczowy ze względu na interes wszystkich biorących udział w procesie fit out. Racjonalny harmonogram prac niejednokrotnie będzie ratował terminowe wypełnianie zobowiązań.

Celem solidnego zabezpieczenia interesów wszystkich Stron uczestniczących w fit out`cie, warto zadbać o wpisanie do umowy najważniejszych kwestii. Dobrą praktyką jest, by umowa poza określeniem budżetu oraz terminu realizacji, zawierała również bardzo szczegółowe ustalenia - od powierzchni planowanych prac, przez jakość i parametry zastosowanych materiałów, po plan aranżacji wnętrz. Choć może się wydawać, że obowiązki w umowie dotyczącej fit out`u będą dotyczyły wyłącznie Generalnego Wykonawcy, to w praktyce ważne jest ujęcie w niej również zobowiązania Najemcy do uczestnictwa w konsultacjach i decyzjach, co do których jego obecność jest konieczna - szczególnie dla terminowego ukończenia realizacji.

Dodatkowe punkty warte uwagi i miejsca w umowie to określenie działań w przypadku ewentualnych prac dodatkowych, których Najemca może sobie zażyczyć w trakcie adaptacji, a także kalkulowania kosztów za dodatkowe udogodnienia, również wynikające z życzeń Najemcy. 

W trakcie prac adaptacyjnych czy np. zakupów materiałów może okazać się, że jakieś materiały nie są już dostępne w sprzedaży albo Najemca w kolejnych etapach realizacji, zdecyduje jednak o ich zmianie lub optymalizacji. W takim przypadku konieczne są ponowne konsultacje z Najemcą czy Inwestorem.

W trakcie działań konieczne jest trzymanie ręki na pulsie, dopilnowanie dziesiątek mniej i bardziej ważnych kwestii związanych z remontem i adaptacją powierzchni biurowej. To bardzo złożony i skomplikowany proces. Generalny Wykonawca musi zapewnić płynność prowadzonych prac, zaplanować i skoordynować pracę poszczególnych ekip oraz dostawy materiałów. Warto pamiętać, że działania są prowadzone w wielu dziedzinach, jak np. prace: budowlane, elektryczne, hydrauliczne, instalacyjne, HVAC, LAN, i jeszcze więcej. Ekipy nie mogą wchodzić sobie w drogę, a ich prace muszą ściśle się uzupełniać. Ważną kwestią jest również zaopatrzenie - materiały muszą być dostarczone w konkretnie zaplanowanym czasie i w wyliczonej ilości, gdyż często jest problem ze składowaniem ich na remontowanej powierzchni.

Również w tym miejscu następuje wprowadzanie ewentualnych zmian, zgodnie z życzeniem Klienta, co niestety może zaburzać cały proces.

Obejmuje dopracowanie ostatnich szczegółów, czyli sprzątanie i przygotowanie powierzchni do wprowadzenia nowego Najemcy.

To proste - dostarcza profitów wszystkim Stronom decydującym się na usługę.

Z perspektywy właściciela nieruchomości, czyli Inwestora, fit out zdecydowanie ułatwia życie. Skorzystanie z usług profesjonalistów stanowi pewność, że realizacja zostanie wykonana szybko i w założonym terminie. Co więcej, Generalny Wykonawca przyjmuje rolę strażnika budżetu, co ma ogromne znaczenie szczególnie przy dużych projektach, gdzie i tak wysokie budżety, łatwo jest przekroczyć. Doświadczenie w branży i działaniach związanych z fit out`em pozwala na uzyskanie gwarancji na całość realizacji, jak i na każdy element z osobna, co ma wartość nie tylko dla Inwestora, ale również dla Najemcy. Pozostałe i długofalowe korzyści wiążą się z tym, że profesjonalnie zrealizowany fit out pozytywnie wpływa na wartość nieruchomości i zwiększa szanse na wynajem długoterminowy, który jest dla Inwestora bezpieczny i najbardziej opłacalny.

Fit out dostarcza szeregu korzyści również dla Najemcy powierzchni biurowej. Jest on unikalną możliwością zyskania biura uszytego na miarę potrzeb swojej firmy - i to przy minimalnym nakładzie czasu i pieniędzy. Najemca ma pełen komfort, który wynika z faktu, że do całej realizacji potrzebnych jest jedynie kilka jego decyzji, resztą zajmują się profesjonaliści, którzy stanowią gwarancję sukcesu całego przedsięwzięcia. Wartość usługi jest nie do przecenienia, ponieważ Najemca zyskuje siedzibę firmy, która podkreśla charakter, prestiż i pozytywny wizerunek biznesu. Ma to ogromną wartość zarówno dla klientów Najemcy, jak i dla jego pracowników, którzy mogą korzystać z wyjątkowego miejsca pracy - komfortowego i dostosowanego do swoich potrzeb.

W czasach, gdy biurowce w dużych miastach wyrastają niczym grzyby po deszczu, fit out stał się sposobem na podniesienie atrakcyjności oferty wynajmu, podkreślenie prestiżu i przyciągnięcie Najemcy na jak najdłuższy okres. Warto pamiętać, że profesjonalizm w tej branży wymaga szerokich kontaktów, terminowości, umiejętności negocjacyjnych i organizacyjnych, ale także zdolności do utrzymania w ryzach budżetu. Z wysokimi wymaganiami Inwestorów i Najemców radzą sobie tylko najlepsi - i to po ich usługi warto sięgać.